Organizzare eventi di successo è fondamentale per rafforzare l’immagine di un brand e interagire direttamente con il pubblico. In questo articolo vedremo come organizzare un evento professionale, curando ogni fase senza tralasciare i dettagli che fanno la differenza.
Perché l’organizzazione eventi è strategica
Gli eventi dal vivo sono infatti strumenti potenti di marketing esperienziale che danno la possibilità di puntare su una serie di fattori, come ad esempio:
- Comunicare i valori del brand
- Creare engagement con il pubblico in target
- Generare nuove opportunità di business
Ne deriva che un evento ben organizzato può diventare una svolta significativa nella strategia di comunicazione di un’azienda.
Come organizzare un evento
1. Definire obiettivi chiari
Come per qualsiasi strategia di marketing, prima di iniziare a pianificare l’organizzazione di un evento è fondamentale stabilirne gli obiettivi in base a cosa si desidera fare: promuovere un prodotto, aumentare la brand awareness o rafforzare relazioni commerciali. Degli obiettivi chiari guidano infatti tutte le scelte successive, dall’individuazione location alla strategia di comunicazione.
2. Conoscere il proprio target
Un evento di successo è costruito basandosi sulla conoscenza del proprio pubblico. Per questo motivo comprendere questo permetterà di fare delle scelte più mirate per quello che riguarda:
- Il format (conferenza, workshop, lancio prodotto, evento aziendale)
- Il tone of voice della comunicazione
- Le attività più coinvolgenti
Ovviamente ciò non toglie che l’evento possa essere utile a far conoscere il brand anche a una nuova fetta di pubblico. Allo stesso tempo è fondamentale non tradire i valori aziendali restando sempre fedeli alla propria filosofia aziendale.
3. Creare un concept coerente
Proprio per questo motivo, come qualunque altra strategia di marketing, anche l’evento deve essere uno storytelling in cui il concept riflette l’identità del brand. Sulla base di ciò sarà possibile scegliere nel migliore dei modi:
- Allestimenti
- Scenografie
- Materiali promozionali
Un concept forte rende infatti l’esperienza unica e memorabile.
Pianificazione e organizzazione eventi
1. Costruire una timeline operativa
Organizzare un evento è complesso per questo è importante pianificare ogni fase lavorando in modo sinergico con tutte le persone coinvolte. In particolare, sin dall’inizio, sarà importante andare a stabilire dei punti fermi come ad esempio:
- Definizione del budget
- Scadenze per ogni attività
- Assegnazione dei compiti all’interno del team
Una gestione attenta del tempo e delle risorse riduce infatti i rischi e fa sì che l’operatività proceda nel migliore dei modi.
5. Scegliere la location giusta
La location è parte integrante dell’esperienza, motivo per cui deve essere scelta in modo adeguato tenendo conto dello storytelling e del budget. Ecco alcune caratteristiche che non devono mancare in una buona location:
- Coerente con il concept
- Accessibile
- Dotata delle facilitazioni necessarie
Anche la selezione dei fornitori (catering, service tecnico, allestitori) deve basarsi su criteri di affidabilità e qualità così da rendere l’evento curato.
6. Curare la comunicazione pre, durante e post evento
Un evento non dura soltanto durante i giorni della sua realizzazione. Potremmo infatti dire che quello sia il punto di approdo di un percorso ben più ampio che parte molto prima, con una comunicazione ad hoc, e che si conclude con il post evento. Per questo motivo è essenziale costruire una strategia di comunicazione che comprenda:
- Campagne di invito mirate
- Attività social live durante l’evento
- Contenuti di follow-up per mantenere alta l’attenzione
Una comunicazione efficace aumenta infatti la visibilità e amplifica i risultati dell’evento aumentano anche le possibilità di una sua ripetibilità.
La gestione dell’evento
Gestire un evento può essere complesso poiché ci sono tanti aspetti da monitorare in modo costante per capire se tutto sta andando come preventivato. Ecco alcuni punti cruciali da non sottovalutare:
- Accoglienza degli ospiti
- Coordinamento della scaletta
- Gestione tecnica (audio, video, luci)
- Risoluzione immediata di eventuali problemi
Va da sé che un team ben preparato e con ottime capacità di problem solving è la chiave per garantire un’esperienza positiva.
Misurare il successo di un evento
Come si fa a capire se un evento è andato bene? Analizzare i risultati, dati alla mano, dà la possibilità di capire l’efficacia delle attività svolte con lo scopo di capire punti di forza ed eventuali criticità. Tra le cose da tenere in considerazione ci sono:
- Questionari di feedback
- Analisi dei dati di partecipazione
- Analisi della spesa
- Valutazione della copertura mediatica e social
Questo lavoro è molto utile poiché misurare il successo aiuta a migliorare gli eventi futuri e a dimostrare il valore generato.
Conclusione
Organizzare eventi di successo significa coniugare strategia, creatività e precisione dal punto di vista operativo. Un’agenzia di comunicazione che padroneggia l’arte dell’organizzazione eventi può trasformare ogni occasione in un’esperienza memorabile, capace di rafforzare la relazione tra brand e pubblico.
A proposito di Ginger Media
Ginger Media è una engagement agency specializzata in comunicazione integrata, influencer marketing, gestione social media, influencer seeding, con sviluppo di campagne creative ed innovative focalizzate sugli obiettivi del brand e il raggiungimento di risultati concreti. L’agenzia opera in tutti i settori con particolare know how in ambiti quali Retail, Entertainment, Giocattoli (Toys & Games), Food & Beverage e Beauty.
Ginger Media dispone inoltre della piattaforma proprietaria per la gestione di campagne di seeding con micro influencer piu’ avanzata sul mercato: Unboxeed . Il software – ideale per aziende con target estremamente profilati – permette con pochi clic la selezione e il coinvolgimento di cluster di micro influencer tra migliaia di nominativi.
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